Como definir a melhor Agência de Eventos?

Agência

Qual será a sua Agência de Eventos?

Definir qual será a sua Agência de Eventos, é uma decisão que deve ser tomada com muita cautela.
Você precisa conhecê-la, saber sobre a realização de trabalhos antigos, muitas agências disponibilizam essas informações em seus sites.
Entender como funciona a política de trabalho, ter conhecimento do tempo em que ela atua no ramo, também é uma forma de garantir segurança e confiabilidade.

A definição da agência acarreta em vários fatores, não somente aquela que oferece o menor valor. É preciso identificar a qualidade no serviço que será executado, o auxilio antes, durante e pós-evento.

O que pode acontecer se eu escolho a agência de eventos errada?

  • Falta de comunicação e entendimento;
  • O perfil da recepcionista não se enquadra com o perfil da sua empresa
  • A recepcionalista de eventos não faz o trabalho solicitado;
  • O resultado esperado não acontece.

Como  identificar a Agência de Eventos certa?

  • Velocidade das respostas e interesse durante a negociação;
  • Está aberta e predisposta a entender a real necessidade para o evento;
  • O casting foi enviado de acordo com o perfil desejado;
  • Se preocupa com o tipo de atendimento que está prestando;
  • A agência de Eventos demonstra interesse pelo evento até a decisão final.

 

Preço é importante, mas não é tudo!

Quando você vai contratar um serviço, a comparação de preço é quase impossível de se fazer, principalmente na área de recepcionistas para eventos. Você precisa identificar qual o perfil da recepcionista e o profissionalismo da empresa que está lhe oferecendo o serviço.

Então antes de solicitar o orçamento para a Agência de Eventos prepare um Briefing especificando o trabalho a ser realizado, o perfil esperado e o objetivo a ser alcançado.

Confiabilidade

Para que o trabalho flua da forma como esperado, é preciso sim, tem contratado uma agência que passa a vivenciar o evento, junto com a sua empresa.

Através de feedbacks diários, caso o evento seja mais de um dia, a agência consegue ter embasamento e saber que a recepcionista/promotor selecionado, passa toda a confiabilidade e segurança no trabalho da maneira
como o contratante planejou.

Quando o evento é apenas de um dia, é muito importante para a agência também receber esse retorno, assim é possível alinhar o que aconteceu, o que foi bom e o que deve melhorar.

Quando uma agência fecha um evento ou uma feira, a intenção é que a conta passa a ser dela, ou seja, que todos os eventos e feiras sejam realizados por ela.
E quando isso acontece, é um retorno prazeroso, pois assim é possível ganhar a confiança do contratante e manter uma parceria.

 

Agência de Eventos
Agência de Eventos

 

Assim como o evento, foi preciso toda uma preparação para o planejamento e administração, é preciso passar os detalhes do trabalho para a agência, para que ela possa transmitir a dinâmica a ser executada para a recepcionista ou promotor, que será encarregado de executar o trabalho.

Quando o trabalho é executado por uma agência de eventos da forma como ele foi planejado, o retorno para a contratante é como se ele tivesse sido executado por ele mesmo, porque você busca essa excelência, e é esse o retorno esperado, quando existe a contratação de terceiros para a realização do seu evento.

É algo como vestir a mesma camisa, e isso tudo é possível quando você faz a escolha certa, quando você sabe procurar, quando o fator decisivo não é somente o valor, mas sim a qualidade no serviço prestado e a forma que ele será executado.

Leia: Por que investir em Feiras e Eventos?

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Até o próximo post.

 

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